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10
maio

Confira boas práticas para fazer a gestão de contratos com fornecedores

Na hora de avaliar os fatores que ajudam uma empresa a se manter ativa, atrativa e competitiva, não é segredo que os fornecedores desempenham um papel importantíssimo. Além de extremamente estratégicos no comércio, investir em um bom relacionamento com esses parceiros pode facilmente resultar em flexibilidade nas suas negociações, condições bem amigáveis de pagamento e a garantia de uma fonte confiável. Nesse contexto, a gestão de contratos surge como uma necessidade urgente.

Sabemos que com a pluralidade de ofertas e serviços no mercado, é essencial contar com produtos de qualidade, entregues dentro de uma logística eficiente e com preços justos. Assim, fica a cargo do fornecedor ajudar você a garantir sua vantagem competitiva.

Manter um relacionamento saudável e transparente com seus fornecedores também pode ajudar muito a sua empresa na hora de manter as finanças em dia. Veja bem, grande parte dos parceiros, até mesmo por uma questão de segurança e planejamento dos seus modelos de trabalho, costumam atuar com prazos de entrega mais esticados. Assim, eles podem se organizar melhor. Para o empreendedor, contudo, os longos prazos de entrega podem ser um problema. Ter um canal de diálogo aberto com os seus fornecedores pode diminuir esse tempo, permitindo que o seu negócio reduza a necessidade de grandes estoques e diminua os riscos e perdas, por exemplo.

A gestão de contratos também faz com que o empreendedor acabe contando com janelas melhores para negociar os prazos de pagamento, podendo rediscutir os preços e uma série de pequenas ações que, quando somadas, podem dar uma suavizada nos custos do seu negócio.

Em um exemplo prático, digamos que você tenha um relacionamento de longa data com um fornecedor, que resulta em grandes compras. Se você tiver esse fornecedor como um parceiro, alguém com quem sua empresa sempre possa contar, vai ser possível e vantajoso programar com bastante antecedência as suas futuras compras, descartando a necessidade de ter que se preocupar com a aquisição mês a mês.

O bom relacionamento com o fornecedor também serve para que a sua marca ganhe boa fama no seu mercado de atuação. Entre fornecedores, o “boca a boca” é muito comum, pois eles trocam experiências e cases com as empresas que trabalham. Se o seu fornecedor tiver passado por situações mais complicadas, como atraso nos pedidos ou no pagamento, é muito provável que isso se espalhe e sua marca acabe ficando com má reputação.

Por isso, vale ter uma atenção especial no gerenciamento dos contratos com os fornecedores, afinal, a estabilidade no fornecimento deixa tempo e tranquilidade para que o empreendedor se dedique um pouco mais em potencializar seu negócio.

Cuidados na gestão de contratos de fornecedores

Transparência e praticidade são valores que não devem estar somente no contato diário com sua equipe de fornecedores, mas também na gestão dos seus respectivos contratos. E não é segredo que a maneira mais fácil de evitar dores de cabeça é garantir que eles sejam redigidos da maneira mais clara e assertiva possível.

É necessário que todos os seus contratos, inclusive aqueles que tratam de processos futuros, estejam sempre alinhados às capacidades financeiras e técnicas da sua empresa. Ou seja, não feche negócios que não tenha capacidade de suprir. Além disso, discrimine de maneira clara as multas e penalidades referentes a quebras de termos do contrato para ambas as partes, fazendo que o documento também seja uma garantia para o seu negócio.

Nessa parte do processo, o arquivamento eficiente desses contratos também é a chave para manter o controle dos seus processos. Em algumas situações, pode ser de extrema importância para seu negócio uma rápida localização desses documentos, algo que pode ser bastante descomplicado em empresas de pequeno porte.

Um arquivo bem organizado pode ser feito até mesmo com o auxílio de armários ou escrivaninhas, separando os contratos, por exemplo, de acordo com a sua natureza: contratos com clientes, contratos com fornecedores, contratos com órgãos públicos e outros, sempre separando os documentos por ordem de vencimento.

E o trabalho não acaba por aí: vale que o empreendedor tenha em mente que, ao elaborar um contrato, ele está se preparando para criar e cultivar um laço que pode ser bastante duradouro com o fornecedor. É um processo onde a flexibilidade deve ser considerada com tanta atenção quanto a manutenção dos prazos e da qualidade.

Por isso, é importante ter uma noção exata de quando esses valores e condições podem ser mutáveis e planejar como sua empresa reagirá a essas mudanças. Afinal, lembre-se que todo esse esforço é voltado para garantir que a gestão de contratos com os fornecedores traga descomplicação e lucros para todas as partes envolvidas!

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